Ko delamo na dokumentaciji za potrebe novega projekta, pripravljamo pogodbe ali urejamo poslovno dokumentacijo, se velikokrat opremo na že obstoječo vsebino, katere kopiramo, dopolnjujemo in prilagajamo. Iskanje primerne verzije dokumenta, ali zamenjava podatkov v obstoječi predlogi, pa je največkrat dolgotrajno in zamudno.
Zaposleni se velikokrat soočajo s situacijo, kje pridobiti ali kako zanesljivo vedeti ali je osnova za pripravo nove pogodbe oz. poslovnega dokumenta ustrezna. Zaradi iskanja ustrezne predloge in odlašanja se izgublja čas, ki bi ga lahko namenili bolj pomembnim zadevam.
V ta namen administracija praviloma pripravi dokumentne predloge v Word ali Excel aplikacijah, nabor standardiziranih dokumentov s preverjeno vsebino in oblikovanjem, ki se uporabljajo kot izhodišče za nove dokumente.
A z rastjo podjetja, prihodom novih zaposlenih in z večanjem obsega poslovanja preproste predloge niso dovolj za učinkovito in nadzorovano pripravo novih dokumentov, hkrati pa je uvedba stroškovno obremenjujočih in kompleksnih dokumentnih sistemov za rastoče manjše ali srednje podjetje še nepotrebna.
S procesom avtomatizacije priprave dokumentov lahko podjetje v nekaj dneh, na osnovi obstoječih Word in MS Office dokumentov, uvede enostavni sistem, kjer se vse dokumentne predloge upravljajo na enem mestu, z vsemi potrebnimi navodili in obrazci, da lahko vsak zaposleni hitro, natančno in samozavestno pripravi ustrezen poslovni dokument.
Vse predloge centralizirane v skupni rabi: pogodba o sodelovanju, zaposlitvi, nerazkrivanju informacij, donaciji, distribuciji, avtorskem delu, zapisnik sestanka, uradni dopis, obvestila, poročila iz izobraževanja, potni nalog, sporazumi, dogovori, aneksi ...
Za pripravo izbranega tipa dokumenta zaposleni ne potrebujejo predznanja. Z izpolnitvijo enostavnega e-obrazca bodo v novem dokumentu vsi podatki na pravem mestu, dodatna navodila pa razjasnijo namen izbranega dokumenta in morebitne posebnosti.
Nov dokument je pripravljen! Avtomatično številčen, opremljen z vsemi podatki iz vnosnega obrazca, ter navodili za naslednji korak. Dokument je mogoče dodatno urejati v Word ali Excel aplikaciji ali prenesti v druge sisteme.
Vodite vse dokumentne predloge v skupni rabi na enem mestu, kjer zaposleni preko predpripravljenih obrazcev in navodil ustvarijo nove dokumente v trenutku.
Spremenite vaše že obstoječe Word in Excel dokumente v pametne predloge, na katerih določite, kateri deli besedila se bodo zamenjali s podatki, zajetimi pri pripravi novega dokumenta.
Zaposleni v vaši administracij preko enostavnega vmesnika pripravijo vse predloge dokumentov, oblikujejo obrazce za pripravo dokumentov z navodili, nastavijo označevanje in pravice dostopa - brez vsakršne pomoči IT podpore.
Vas zanima več? Preberite o upravljanje obrazcev in zapisov v skladu s standardom ISO 9001:2015. Če imate kakšno vprašanje, nanj z veseljem odgovorimo in svetujemo.
Pišite nam: [email protected]