Avtomatizacija priprave dokumentov

Ko pripravljamo dokumentacijo za nov projekt, sestavljamo pogodbe ali urejamo poslovno dokumentacijo, se velikokrat opremo na obstoječe dokumente, ki jih kopiramo, dopolnjujemo in prilagajamo. Iskanje prave različice dokumenta in zamenjava podatkov v njem pa sta največkrat dolgotrajna in zamudna.

Zaposleni se pogosto sprašujejo, kje dobiti osnovo za novo pogodbo ali poslovni dokument in ali je ta sploh prava. Zaradi iskanja ustrezne predloge in odlašanja se izgublja čas, ki bi ga lahko namenili pomembnejšim nalogam.

Zato administracija praviloma pripravi predloge dokumentov v Wordu ali Excelu: nabor standardiziranih dokumentov s preverjeno vsebino in obliko, ki so izhodišče za nove dokumente.

Kaj, ko Wordove predloge niso več dovolj

Z rastjo podjetja, novimi zaposlenimi in večjim obsegom poslovanja preproste predloge niso več dovolj za učinkovito in nadzorovano pripravo dokumentov. Predloge se razmnožijo v različice, podatki se spregledajo, novi sodelavci pa ne vedo, katero predlogo uporabiti. Uvedba dragih in zapletenih dokumentnih sistemov pa je za rastoče malo ali srednje podjetje še nepotrebna.

Z avtomatizacijo priprave dokumentov podjetje v enem dnevu iz obstoječih Wordovih in Excelovih dokumentov uvede preprost sistem, v katerem so vse predloge zbrane na enem mestu, z vsemi potrebnimi navodili. Tako lahko vsak zaposleni hitro, natančno in samozavestno pripravi pravi poslovni dokument.

Kako nastane nov dokument

  1. Izbira predloge. Vse predloge so v skupni rabi, urejene v mape po oddelkih: pogodbe o sodelovanju, zaposlitvi, nerazkrivanju informacij in avtorskem delu, zapisniki sestankov, uradni dopisi, obvestila, potni nalogi, sporazumi, aneksi … Če zaposleni ne ve, katero predlogo potrebuje, mu jo predlaga AI pomočnik.
  2. Izpolnitev polj. Zaposleni izpolnijo le polja, ki se spreminjajo, in vsako polje pove, kaj vanj vpisati, zato predznanje ni potrebno. Podatke lahko posredujejo tudi v kakršni koli obliki, na primer kot e-sporočilo ali zapiske, in AI polja izpolni sam.
  3. Nov dokument. V nekaj sekundah nastane dokument z vsemi podatki na pravem mestu, vedno v zadnji različici predloge. Naprej ga lahko urejate v Wordu ali Excelu.

Prednosti avtomatizacije priprave dokumentov

Predloge v skupni rabi

Vse predloge so na enem mestu, v mapah po oddelkih, z nastavitvami dostopa. Zaposleni vedno uporabijo preverjeno, aktualno predlogo in nov dokument pripravijo v trenutku.

Vaši Wordovi in Excelovi dokumenti

Dokumentov ni treba predelati. AI prebere vaš obstoječi dokument in sam doda polja tam, kjer se podatki spreminjajo, oblika pa ostane takšna, kot je.

Enostavno upravljanje

Postavitev opravimo mi. Predloge, mape in pravice dostopa nato ureja vaša administracija sama, prek preprostega vmesnika in brez pomoči IT podpore.

AI pomočnik

Zaposleni vprašajo v naravnem jeziku, pomočnik pa poišče pravo predlogo, odgovori iz vaših potrjenih dokumentov in pomaga nalogo dokončati.

Prihranite čas, izognite se napakam in razbremenite administracijo.

Preberite še o upravljanju obrazcev in zapisov v skladu s standardom ISO 9001:2015.