Obvladovanje dokumentiranih informacij po ISO 9001:2015

Lesena štampiljka na blazinici za žige

Organizacija, ki vodi sistem vodenja kakovosti po standardu ISO 9001:2015, mora svoje dokumente obvladovati: zagotoviti, da so pravi dokumenti na voljo tam in takrat, ko jih zaposleni potrebujejo, da so aktualni in da se ne izgubijo ali spremenijo po nesreči. Standard jih imenuje dokumentirane informacije, zahteve zanje pa so zbrane v točki 7.5.

Dokumenti in zapisi

Različica 2015 ne loči več med dokumenti in zapisi, kot je to počela prejšnja različica, temveč govori le o dokumentiranih informacijah. V praksi pa se razlika ohranja:

  • dokumentirane informacije, ki jih vzdržujete, so na primer politika kakovosti, postopki, navodila in predloge; spreminjajo se, ko se spremenijo procesi,
  • dokumentirane informacije, ki jih hranite, so zapisi, ki dokazujejo, kaj je bilo narejeno, na primer izpolnjeni obrazci, zapisniki in poročila; teh se ne spreminja.

Sistem vodenja kakovosti vključuje dokumentirane informacije, ki jih zahteva standard, in tiste, ki jih organizacija sama določi kot potrebne. Njihov obseg je odvisen od velikosti organizacije, zapletenosti procesov in usposobljenosti zaposlenih, zato ima malo podjetje lahko precej manj dokumentov kot veliko.

Kaj zahteva standard

Ustvarjanje in posodabljanje (7.5.2)

Ko dokumentirane informacije ustvarjate ali posodabljate, zagotovite:

  • ustrezno označitev in opis, na primer naslov, datum, avtorja ali referenčno številko,
  • ustrezno obliko, na primer jezik, različico programa in slike, ter medij, papir ali elektronsko obliko,
  • pregled in odobritev glede primernosti in ustreznosti.

Obvladovanje (7.5.3)

Dokumentirane informacije morajo biti na voljo in primerne za uporabo, kjer in ko jih potrebujete, ter ustrezno zaščitene, na primer pred izgubo zaupnosti, neustrezno uporabo ali izgubo celovitosti. Organizacija pri tem obravnava:

  • razdeljevanje, dostop, iskanje in uporabo,
  • shranjevanje in ohranjanje, vključno z ohranjanjem čitljivosti,
  • obvladovanje sprememb, na primer z označevanjem različic,
  • hrambo in odstranitev.

Tudi dokumentirane informacije zunanjega izvora, ki jih potrebujete za načrtovanje in delovanje sistema, na primer predpise ali dokumentacijo dobaviteljev, je treba prepoznati in obvladovati. Zapise, ki dokazujejo skladnost, pa zaščitite pred nenamernimi spremembami.

Standard ne zahteva več pisnega postopka za obvladovanje dokumentov, kot ga je zahtevala prejšnja različica. Zahteve mora organizacija izpolnjevati, kako, pa se odloči sama.

Dobre prakse

  1. Ena osrednja zbirka. Vsi veljavni dokumenti sistema kakovosti naj bodo na enem mestu, ne v kopijah po e-pošti in osebnih mapah. Tako vsi uporabljajo isto, veljavno različico.
  2. Jasne vloge. Določite, kdo dokumente pripravlja, kdo jih pregleda in odobri ter kdo jih lahko spreminja.
  3. Označene različice. Vsak dokument naj ima oznako, različico in datum, spremembe pa naj bodo zabeležene. Zastarele različice umaknite iz uporabe.
  4. Dostop po vlogah. Zaposleni naj vidijo dokumente, ki jih potrebujejo pri svojem delu, spreminjajo pa jih le odgovorni.
  5. Redni pregledi. Dokumente redno pregledujte in jih posodobite, ko se spremenijo procesi, predpisi ali organizacija.
  6. Usposobljeni zaposleni. Zaposleni naj vedo, kje najdejo veljavne dokumente in kako iz predlog pripravijo zapise.

Kako vam pri tem pomaga Dokument.si

Predloge na enem mestu

Predloge obrazcev in zapisov so zbrane v mapah po oddelkih. Zaposleni nove zapise vedno pripravijo iz zadnje različice predloge, ne iz kopije starega dokumenta.

Dostop po vlogah

Z nastavitvami dostopa do map določite, kdo vidi katere predloge.

Pravilno izpolnjeni zapisi

Zaposleni izpolnijo le polja, ki se spreminjajo, zato v besedilu ne ostanejo pozabljeni stari podatki, vsi zapisi pa so oblikovani enako.

Odgovori iz veljavnih dokumentov

AI pomočnik odgovarja na vprašanja o postopkih iz vašega poslovnika kakovosti, postopkov in navodil ter pove, iz katerega dokumenta izhaja odgovor.

Izpolnjeni zapisi ostanejo v vašem okolju, na primer v Microsoft 365 ali Google Workspace, kjer zanje veljajo vaša pravila hrambe.

Dobro obvladovani dokumenti niso le pogoj za certifikat, temveč pomenijo tudi manj napak in manj iskanja pri vsakdanjem delu.

Preberite še, katere obrazce in zapise organizacije najpogosteje uporabljajo v sistemu ISO 9001:2015.